Neredzamās pārmaiņas biznesā: kāpēc un kad darba vides pārvaldība kļuva par stratēģisku jautājumu

Vēl pavisam nesen darba vides pārvaldība daudzos uzņēmumos tika uztverta galvenokārt kā tehniska vai administratīva funkcija. Taču pēdējo gadu laikā nobriedušās organizācijās šī pieeja ir būtiski mainījusies. Galvenie iemesli ir pieaugošās infrastruktūras uzturēšanas izmaksas, izmaiņas darba tirgū un arvien lielākā biroja vides nozīme talantu piesaistē un darbinieku produktivitātes veicināšanā.

“Pēc pandēmijas un tai sekojošajām krīzēm uzņēmumi bija spiesti pārskatīt savu ilgtermiņa darbības plānošanu. Enerģētiskā krīze Eiropā skaidri parādīja, ka ēku uzturēšanas izmaksas var strauji pieaugt un kļūt par nopietnu finanšu izaicinājumu. ESG prasības un klimata regulējums nozīmē, ka energoefektivitāte vairs neietekmē tikai izmaksas — tā arvien biežāk nosaka arī finansējuma nosacījumus. Vienlaikus pētījumi apliecina, ka darba vides kvalitāte tieši ietekmē darbinieku produktivitāti un uzņēmumu spēju piesaistīt un noturēt talantus,” norāda Newsec Latvia vadītājs Reinis Ignatavičs.

Starptautiskie nekustamā īpašuma un konsultāciju uzņēmumi pēdējos gados izceļ vēl vienu skaidru tendenci — biroji visā pasaulē kļūst mazāki, bet kvalitatīvāki.

“Mūsdienās lielie uzņēmumi vairs nepalielina biroju platības. Gluži pretēji — tiek optimizēta esošā telpa. Priekšroka tiek dota labākām lokācijām, pievilcīgākai darba videi un modernai infrastruktūrai. Birojs arvien vairāk kļūst par instrumentu darbinieku piesaistei un noturēšanai. Taču tas prasa ne tikai labu dizainu, bet arī nevainojami funkcionējošu pakalpojumu ekosistēmu,” uzsver eksperts.

Šīs pārmaiņas rada arī jaunus izaicinājumus — un līdz ar to jaunas pieejas to risināšanai.

“Arvien vairāk organizāciju, meklējot efektivitāti un konkurētspēju, pāriet uz integrētu darba vides pārvaldību, kas pazīstama kā Office Care Management (OCM) vai Integrated Facilities Management (IFM). Tas ir modelis, kurā ēku uzturēšana, tehniskā apkalpošana, enerģijas vadība, administrācija, piegādātāju koordinācija un citi biroja pakalpojumi tiek apvienoti vienotā sistēmā. Vienkāršoti sakot — uzņēmuma vadībai vairs nav jādomā, kurš nodrošina uzkopšanu, kurš risina tehniskos jautājumus vai piegādā kafiju,” skaidro Baltijas mērogā strādājoša pakalpojumu sniedzēja pārstāvis.

Svarīgs aspekts ir arī izmaksu optimizācija.

“Kad uzņēmumi cenšas visu nodrošināt pašu spēkiem, neizbēgami rodas fragmentācija — dažādi pakalpojumu sniedzēji, atšķirīgi standarti un neskaidras atbildības robežas. Sākotnēji tas var šķist elastīgs risinājums, taču ilgtermiņā tas kļūst sarežģīts un dārgs. Integrēts pārvaldības modelis ļauj sakārtot procesus un bieži vien būtiski samazina kopējās izmaksas, salīdzinot ar iekšēju pārvaldību,” uzsver Reinis Ignatavičs.

Starptautiski pētījumi, tostarp Apvienotajā Karalistē, liecina, ka slikti organizēta darba vide un infrastruktūras traucējumi ik gadu ekonomikai izmaksā miljardus mārciņu zaudētā darba laika un samazinātas produktivitātes dēļ. Lai gan šie zaudējumi ne vienmēr tieši parādās finanšu pārskatos, tie būtiski ietekmē uzņēmumu veiktspēju.

“Bieži vien lielākā problēma nav tehniskās kļūmes, bet pats pārvaldības modelis. Ja atbildība ir sadrumstalota, organizācijas zaudē kontroli. Integrēta sistēma ļauj skaidri definēt atbildības un samazina atkarību no atsevišķām personām vai piegādātājiem,” norāda Karel Aasrand.

Enerģijas cenu svārstības Eiropā pēdējo gadu laikā daudziem uzņēmumiem kļuvušas par pagrieziena punktu. Tā kā ēkas ir vieni no lielākajiem enerģijas patērētājiem, to efektīva pārvaldība tieši ietekmē uzņēmumu rentabilitāti.

Vienlaikus investori un bankas arvien vairāk vērtē infrastruktūras ilgtspēju. ES regulējums nozīmē, ka enerģijas patēriņa un emisiju rādītāji var ietekmēt finansējuma nosacījumus.

“Strukturēta darba vides pārvaldība ļauj uzņēmumiem ilgtermiņā plānot izmaksu samazinājumu un uzlabot energoefektivitāti. Tāpēc ir likumsakarīgi, ka daudzi lielie Eiropas uzņēmumi to uztver nevis kā izmaksu posteni, bet kā ieguldījumu ilgtermiņa noturībā,” uzsver Newsec pārstāvis.

Ne mazāk svarīgs ir arī vadības laika faktors. Hārvardas Biznesa skolas pētījumi un uzņēmējdarbības prakse rāda, ka augstākā līmeņa vadītāji joprojām ievērojamu daļu laika pavada, risinot neparedzētus operatīvos jautājumus.

“Nobriedušās organizācijās vadības laikam nevajadzētu tikt tērētam infrastruktūras problēmām. Sistēmai jādarbojas tā, lai šie jautājumi tiktu risināti strukturēti, ļaujot vadībai koncentrēties uz stratēģiju,” uzsver Ignatavičs.

Tieši šī iemesla dēļ daudzi starptautiski uzņēmumi pēdējos gados ir centralizējuši infrastruktūras pārvaldības funkcijas vairākās valstīs.

“Atšķirīgas valstis nozīmē atšķirīgas prasības, taču biznesa loģikai jāpaliek nemainīgai. Vienots darba vides pārvaldības modelis nodrošina kontroli un prognozējamību arī ģeogrāfiskās izaugsmes laikā. Infrastruktūra vislabāk darbojas tad, kad mēs to nepamanām — taču tieši tās kvalitāte nosaka, vai bizness var augt bez traucējumiem,” rezumē Reinis Ignatavičs, Newsec Latvia vadītājs.